合思这些功能你可能压根没用过:我私藏的实用技巧合集
我观察过身边不少同事,装了合思就只会两件事:拍发票、点提交。这其实挺亏的,就像买了智能手机只用来打电话。下面这些功能,有的我也是用了好几个月才偶然发现,真香,分享出来希望能帮你少走点弯路。
第一个我一定要先说的是发票自动查重。很多人不知道,同一张发票在公司里是不能重复报的,以前全靠财务火眼金睛去抓,现在合思在你上传时就会比对,如果这张票之前报过,它会直接弹出来提醒。我有次手抖把上个月已经报过的发票又传了一遍,系统立马拦住,省得我被财务当成想钻空子的人,这个功能默默帮我保住了清白。
第二个是消费记录的自动归集。如果你的打车、外卖、机酒是绑了企业账户的,这些账单会自动流进合思,形成一笔笔待处理的消费。这意味着月底你不用再翻聊天记录找发票了,打开客户端,该报的勾一勾就行。我现在习惯每周五花五分钟把当周的消费清一遍,积少成多,月底完全不慌。
第三个比较隐蔽,是单据的复制功能。如果你每个月都有固定要报的东西,比如某个项目的例行开销,完全不用每次从头填。找到上个月那张单子,复制一份,改改金额和日期就能提交。我管着一个长期项目,每月底那笔固定报销我都是这么干的,从五分钟压缩到一分钟。
还有抄送和@功能也挺好使。提交单据的时候,如果这笔费用想让某个不在审批流里的领导知道一声,直接抄送给他就行,不用额外发消息解释。审批的人如果有疑问,也能在单据里直接@你问,沟通记录全留在这张单子上,不会像微信那样聊着聊着就翻不到了,以后对账有据可查。
合思电脑客户端上有个我特别依赖的功能是批量操作。出差回来一堆票,在手机上一张张点太累,我都是把客户端打开,拖拽上传一整批,然后批量识别、批量分类。如果你还没装客户端,建议从本页下载按钮装一个,处理多笔单据的时候,大屏幕加上批量操作,体验完全不是一个量级。
另外提一句电子发票的处理。现在很多发票都是邮件或者推送过来的PDF,你不用先下载再拍照,直接把文件转进合思就能识别,连截图都省了。我把常用的报销邮箱和合思做了关联之后,发票来了基本是半自动入库,这一步真的解放了不少时间。
最后说个习惯性的小技巧:善用备注。识别出来的信息有时候不够说明用途,我会在备注里简单写一句这笔钱花在哪、为什么花,比如"客户A现场支持的午餐"。别小看这一句话,审批的人一看就明白,省去来回问的功夫,退单率肉眼可见地降下来了。这些功能合思免费版基本都能体验到,先装上多点点,你会发现它比你以为的能干得多。