第一次用合思怎么创建报销单，手把手教你把钱报回来
下载与安装合思App
报销这事儿,最烦的就是在电脑前填半天表,还得打印签字到处找人。我第一次用合思,是在同事推荐下,说手机上就能搞定报销,我当时心想:又一个办公软件,肯定很麻烦。但实在被纸质报销单搞烦了,就抱着试试看的心态去下载。你可以在手机应用商店或者点本页下载按钮,直接装就行,安卓苹果都有。安装包不大,几十兆,几秒钟就下好。
第一次打开,会提示注册。我直接用了公司邮箱,因为财务那边要求报销单必须跟员工号关联。如果是个人用,手机号注册也行。注册完后会让你填个基本信息,像姓名、部门、职位,这些按真实的填就行,后面审批人能看到。我当时填完没注意,把部门选错了,后来改起来还挺麻烦,得找管理员。所以这一步别急,抬头看一眼自己的工牌或者通讯录,确认下再点下一步。
登录进去,界面挺干净,主菜单在底部,有“申请”、“审批”、“我”几个标签。第一次用的人会有点懵,因为没数据,看不到报销单列表。别慌,先去“我”那里,看看有没有公司已经配好的费用类型,如果没有就主动问下财务,让他们开一下权限。我那会儿傻等半天,以为系统会自动配置,结果财务说:你得自己申请开通才行。
创建报销单前的准备工作
真正开始创建报销单,千万别一上来就点“新建”就填。我踩过坑:有一次请客户吃饭,花了八百多,想着赶紧报,结果填完提交,被财务退回来三次,原因五花八门,什么“发票没拍全”、“备注里没写事由”、“同行人员没填”。所以第一步,先把素材攒好。
你要准备的东西:发票。最好是在消费后马上拍照,用手机相机就行,别用截屏,因为截屏看不清发票号码。拍照时尽量铺平,放在深色背景上,光线足,别让手指或者反光遮住二维码。我习惯拍完后,用合思自带的功能去OCR识别,但前提是你得先把照片存到手机相册。如果你点本页下载按钮装的版本比较新,拍照后系统会自动识别金额和日期,但这个功能不是百分百准,尤其手写发票基本废了,还是得自己慢慢对。
另外,填报销单前,提前想好费用分多少类。比如你出差,住宿是一类,交通是另一类,餐费可能也是单独一类。别全塞到“其他”里,那样财务审核时会卡住,因为“其他”类通常要写详细说明。我见过有人把一笔打车费填成“差旅交通”,结果财务发现是市内出行,给打回重填了。还是分细点好,实在分不清的,可以问下老员工:上次你这笔是归哪类的?
一步步创建报销单
准备工作做差不多了,就进入到最核心的环节:真正创建报销单。在合思首页点“申请”,再选“新建报销单”。这时候系统会让你选“报销单类型”,一般默认是“通用报销单”,但也可能有“差旅报销单”、“招待费报销单”这些细分选项。我建议如果不是特别清楚,先选通用,因为选项多容易误操作。有一次我想报出差费用,选了“差旅报销单”,结果里面要求填行程、住宿天数,我其实只是打车去客户那,根本不是正经出差,填半天越填越乱,最后还是删了换成通用报销单。
选好类型后,正文大面来了:填费用明细。这里让你一条一条添加费用。点“添加费用”,系统弹出小框,让你选费用类别,比如“交通费”、“办公用品”、“业务招待”等。我一般先把发票照片上传,系统会自动填金额,但那个金额可能不准,尤其是外币发票或者折扣后的金额。我试过一张998的发票,系统识别成了1898,差点多报一千,被发现就尴尬了。所以一定自己核对发票上的实际金额,再双击那个金额格子手动改过来。
接下来填“费用说明”。这一栏别偷懒,写清楚时间、地点、事由。比如“7月12日请李总在川渝火锅就餐,花费320元,商讨下季度合作方案”。别只写“请客”俩字,审批人又不是你肚子里的蛔虫。而且写详细点,将来财务审计时也对得上。我有次写“客户吃饭”,财务让我补了三天说明,麻烦死了。
添加附件和发票
发票这块,合思支持拍照上传,也能从相册里选。我建议你直接拍照,别用微信传了再保存,画质会压缩,识别率低得可怜。上传时注意每张发票单独传,别把几张叠一起拍。如果你这趟消费有好几张发票,像我出差一周,攒了一叠,那就一次拍完然后批量上传。合思有个批量识别功能,能同时识别好几张,但我发现它偶尔会把两张发票的金额混在一起,还是得一张一张核对才保险。
有个小技巧:如果发票是电子发票,你可以在发票页面点“添加附件”,然后选择从微信或者邮件里转发发票文件。我之前用这个方法,省去拍照的麻烦。不过要注意,电子发票文件一般带二维码,系统能自动扫描,不用你自己填发票号码。但少数情况下,比如服务器反应慢,那张附件会显示“处理中”,这时别干等,可以手动把发票号码、代码填上,反正也不多几个字。
我还遇到过一种情况:发票丢了,但确实消费过。那你就得写个“情况说明”,手写签字拍照传上去,再在费用备注里写“原发票丢失已提供说明”。但这类报销财务会卡得很严,建议尽量别丢。
审批流程与提交
所有信息填完、发票传好之后,别急着点“提交”。先回看一遍:金额对不对?费用类别选对没?附件的发票跟费用明细能不能对得上?我习惯从下往上扫一遍,因为手机会自动把金额相加显示在底部,如果那里总数跟实际差太多,一眼就能发现。有一次我加了一张假发票,金额多了一百,自己都没注意到,还好在预览阶段发现了。
确认无误后,点“提交”。这时系统会让你选审批人。如果公司有预设流程,会自动推给你的直属领导和财务。但如果是个人或者小团队用,你得手动选。选审批人时注意,别乱点,一般选你的直接上级就好。我见过一个新人,提交时选了CEO,结果那单子翻了三天才被退回来,还被领导叫去谈心了。
提交后,你可以在“审批”标签里查看进度。有时候审批人忙,半天没动静,你可以顺手在聊天工具上提醒一句:“领导,报销单刚提交了,麻烦有时间看一下。”别催太急,但也别干等。合思有消息通知,但很多人会忽略,所以主动提醒反而更快。
报销单修改与撤回
万一提交后发现自己填错了,别慌,还有救。在合思里,如果审批人还没点“批准”,你是可以撤回的。操作很简单:在“申请”里找到那个报销单,点进去,会看到底部有个“撤回”按钮。撤回后,它回到草稿状态,你直接修改、重新提交就行。但有个点要注意:一旦审批人已经开始处理,比如点击了“审批中”,你就没法撤回了。这时候你得联系审批人,请他们手动退回。
我遇到过最麻烦的一次:提交后领导批了,但财务还没打款,我发现金额多报了五十块,是之前核算错了。这时候要写一份“报销单修改申请”,通过合思的工单功能或者直接找财务,让他们驳回。财务一般会让领导重新审批,折腾了三五天。所以强烈建议你在提交前多核对一次,别指望后补。
还有个小细节:撤回后,之前上传的发票附件还在,不用重新传。这一点合思做得挺友好,不然每次撤回还得重新拍照,烦都烦死。我自己的习惯是,第一次提交时先预览,确认每一个附件都对应好了,就不容易踩坑。
常见报销失败问题与解决办法
用合思久了,我总结出几个老掉牙的坑,几乎每个新人都踩过。第一个:发票超期。很多公司规定发票必须在发生后一个月内报销,合思的系统虽然不会自动拒收,但财务审核时看到老发票会直接打回。解决办法就是养成习惯,看到一张报销一张,别攒到年底。我的同事老李去年年底报了三月的发票,硬是被拒了三次,最后自己认了亏。
第二个:费用类别搞混。比如“业务招待”和“员工福利”,前者是请外部客户的,后者是内部团建的。填错了,财务退回,因为科目不同,涉及企业所得税扣除。建议不确定时,去财务的问下,或者翻下公司的报销手册。合思的费用类别列表一般可以自定义,但默认的也够用了,你只需要记住:跟客户吃的,选业务招待;跟同事吃的,选员工福利;自己吃的,看看能不能报,一般不行。
第三个:金额和发票对不上。合思的OCR识别的确方便,但偶尔会识别错,尤其是发票上有折扣、满减之类的情况。解决办法就是手动输入时,跟发票照片比着填,差一分钱都可能被退。我吃过一次亏,发票上是123.45元,系统识别成123.00,我心想差四毛五,应该无所谓,结果财务人工核出来,硬是退了。从那以后,我都会盯着小数点后两位。
第四个:审批流程卡住了。有时候你提交了,好几天没动静,打开一看,审批人没点,但也没拒绝。这通常是审批人没开通知,或者休假了。解决办法就是点“催办”功能,合思里有个“提醒”按钮,点一下会给审批人发推送。如果还不行,直接打电话。别嫌麻烦,钱没到手里,你永远记得那笔账。
另外,如果报销单反复被退回,别跟自己置气,主动问下财务是哪一步不对。他们一般会给具体原因,照着改一次就行。别像我刚开始那样,默默改了五次才恍然大悟,问了人才知道原来是发票缺联(就是发票不是正规的增值税发票)。